Attālināta instruktāžu veikšana un apliecinājumu sagatavošana

Dažādu ekspertu konsultācijas

2019. gada 24. janvārī

Jautājums

Šobrīd ir iespējams instruktāžas novadīt attālināti tikai skaņas/ bildes formātā vai skaņas/ video formātā (piemēram, ar Skype palīdzību). Kā šādos gadījumos nodrošināt attālinātu parakstīšanos instruktāžu žurnālos attiecīgi no speciālista vai darbinieka puses (kurā pusē atrodas šis elektroniskais žurnāls? Vai būs atbilstoši, ja uz kompetentās institūcijas servera stāvēs klienta elektroniskais žurnāls, kurā ir visi elektroniski paraksti?

Atbilde

Valsts darba inspekcija vienmēr ir atbalstījusi jaunas, inovatīvas metodes darbinieku apmācībai darba aizsardzības jomā. Ņemot vērā tehnoloģiju attīstību un uzņēmuma darbinieku skaitu, elektroniskā apmācība ir viens no efektīvākajiem risinājumiem. Šobrīd apmācības kārtību nosaka Ministru kabineta 2010. gada 10. augusta noteikumi Nr.749 „Apmācības kārtība darba aizsardzības jautājumos” (turpmāk - Noteikumi Nr.749). Noteikumu Nr.749 29.punkts nosaka: „Ziņas par nodarbināto ievadapmācību un instruktāžu darba vietā darba devējs reģistrē attiecīgos dokumentos, kuri satur šo noteikumu 3. un 4.pielikumā minēto informāciju.” Norādām, ka instruktāžas veikšanas un saņemšanas faktu ar parakstu jāapliecina abām pusēm - gan personai, kas veic instruktāžu, gan nodarbinātajam, kurš saņem instruktāžu, līdz ar to ir jānodrošina, ka abām pusēm būs nodrošināts drošs elektroniskais paraksts. Lai nerastos šaubas par veiktās instruktāžas datumu, ja persona, kura veica instruktāžu un instruētais nodarbinātais dokumentu būs parakstījuši atšķirīgos datumos, vēlams nodrošināt, lai parakstīšana tiktu veikta vienā datumā.

Valsts darba inspekcijai svarīgi, pārbaudot instruktāžas reģistrācijas faktu, pārliecināties, ka instruktāža un tās reģistrācija ir veikta, turklāt darba devējs pārbaudes brīdī Valsts darba inspekcijas amatpersonai var uzrādīt reģistrācijas dokumentus, no kuriem nerodas šaubas par nodarbinātā instruktāžas veikšanas datumu, kā arī tiek izslēgta datu koriģēšanas iespēja. Līdz ar to, ja informācija tiks saglabāta uz kompetentās institūcijas servera, ir jānodrošina, ka Valsts darba inspekcijas pārbaudes laikā uzņēmums spēs pēc pieprasījuma uzrādīt šo informāciju arī tajos gadījumos, ja būs kādas tehniskas problēmas.

Administratīvā procesa likuma 152. panta otrā daļa nosaka, ka faktus, kurus saskaņā ar likumu var pierādīt tikai ar noteiktiem pierādīšanas līdzekļiem, nevar nodibināt ne ar kādiem citiem pierādīšanas līdzekļiem. Proti – ja ziņas par veikto instruktāžu dokumentāri jāapstiprina Noteikumu Nr.749 3. un 4.pielikumā noteiktos reģistrācijas dokumentos, kuros konkrēti noteikts norādīt instruētā vārdu, uzvārdu, personas kodu, amatu/profesiju, instrukcijas tematu, nosaukumu vai numuru, kā arī instruētās personas un tās personas, kura veikusi instruktāžu, parakstu, tad tikai šāds pilnībā noformēts instruktāžu reģistrācijas dokuments var kalpot par vienīgo instruktāžas veikšanas fakta un satura pierādīšanas līdzekli. Turklāt darba devējam jānodrošina instruktāžas reģistrācijas dokumentu uzrādīšanu kontrolējošās iestādes pārbaudes brīdī.

Ņemot vērā jautājuma aktualitāti, informējam, ka 2018. gada 5. jūlijā Valsts sekretāru sanāksmē ir izsludināti Labklājības ministrijas sagatavotie Darba aizsardzības likuma grozījumi, kur Darba aizsardzības likuma 6. pants tiek papildināts ar 7. punktu šādā redakcijā: " izmantot informācijas tehnoloģiju risinājumus ar darba aizsardzību saistīto procesu dokumentēšanā, tai skaitā darba vides riska novērtēšanas rezultātu dokumentēšanā, ja tie ietver apliecinājumu par dokumentu pieņemšanas laiku un parakstīšanu un apliecinājumu par nodarbināto vai pašnodarbināto informēšanu, ja pienākumu informēt paredz normatīvie akti, kā arī iespēju valsts uzraudzības un kontroles iestādēm piekļūt šiem dokumentiem."